Gesammelt werden alle Materialien, die mit Filmen, ihren Schöpfern und der Kinoauswertung zu tun haben.

Dazu gehören: Szenen-, Werk-, Aushang- und Porträtfotos, Foto-Negative, Szenenbild- und Kostümentwürfe, schriftliche Produktionsunterlagen und persönliche Dokumente, die den Schaffensprozess von Künstlern dokumentieren oder ihre Biografien erhellen, literarische Vorarbeiten (auch zu nicht realisierten Projekten), gegenständliche Zeugnisse wie Modelle, Requisiten, Kostüme, Filmpreise usw. Die Kinoauswertung belegen Presseausschnitte, Plakate, Programme und andere Werbeträger wie Kataloge und Filmkalender.

Besonderen Raum nehmen Nachlässe und geschlossene Sammlungen ein, die aus unterschiedlichsten Materialien bestehen und in ihrer Einheit bewahrt sowie durch ein Archiv von Zeitzeugengesprächen ergänzt werden.

Ein Videoarchiv steht für wissenschaftliche Zwecke zur Verfügung, ebenso Filme und Filmausschnitte aus Nachlässen und personengebundenen Sammlungen.

Neben Materialien, die Filmen und Personen zugeordnet sind, existieren Sammlungen zu Produktionsstätten, vor allem zum Babelsberger Filmstudio sowie zur Geschichte der Filmtechnik und zur Kinokultur in Deutschland.

Die Sammlung kinematographischer Geräte wird durch schriftliche Unterlagen zu mehr als 700 Firmen vervollständigt. Sie ermöglichen eine Identifizierung der Geräte und unterstützen die Erkundung ihrer Entwicklungsgeschichte. Eine umfangreiche Patente-Sammlung ermöglicht Einblicke in die Entwicklungsgeschichte der Film- und Kinotechnik.

Bei der Erschließung der sehr unterschiedlichen Bestände nutzen Mitarbeiter der Sammlungsabteilung Erfahrungen vergleichbarer Sammlungen in Deutschland.
So bilden verschiedene Materialien jeweils eine selbstständige Einheit und werden ihren Ansprüchen entsprechend unter angemessenen konservatorischen Bedingungen gelagert.
Wichtigste Ordnungsprinzipien sind die nach Personen und Filmtiteln, die den häufigsten Nutzeranfragen entsprechen. Es existieren darüber hinaus sowohl alphabetisch als auch numerisch verzeichnete Bestände.
Der Fotobestand ist ebenfalls nach Filmtiteln und Personennamen geordnet, da er fast ausschließlich aus Filmfotos oder Personenfotos besteht. Ausnahmen sind u. a. Fotos vom Babelsberger Studiogelände, von Drehorten oder von filmkulturellen Ereignissen.
Die Fotos sind in zwei Einzelbestände geteilt:

1. Fotos zu DEFA-Filmen; dieser Bestand gilt im Wesentlichen als abgeschlossen, da die Produktion 1992 endete.
2. Alle übrigen Fotos bilden einen wachsenden Bestand, dessen Lagerung variabel angelegt ist.

Drehbücher, Plakate, Videos und Filme sind unter dem Filmtitel erfasst.

Für die Bereiche Nachlässe und personengebundene Sammlungen, Schriftgut, Szenografie und Kostümgestaltung sowie die Techniksammlung gelten unter dem Gesichtspunkt der Erschließung spezielle Bedingungen.

Die Bestände Nachlässe / Sammlungen, Szenografie / Kostümgestaltung folgen in der Regel dem Provenienzprinzip und werden prinzipiell als Einheit aufbewahrt, geordnet und verzeichnet. Das heißt, der Entstehungs- und Überlieferungszusammenhang ist durch den Bestandsbildner vorgegeben. Auch im Schriftgutarchiv wird diese Vorgehensweise angewandt (maßgeblich: Person, Firma oder Institution). Falls der Vorbesitzer nicht ermittelt werden kann oder im inhaltlichen Zusammenhang mit dem Material keine sinnstiftende Rolle spielt, ist eine Sortierung unter dem Filmtitel aber auch üblich.

Kriterien für die Ordnung der Techniksammlung ergeben sich aus der Funktion der Geräte (Aufnahme-, Wiedergabe- und Bearbeitungsgeräte) sowie aus der Herstellerbezeichnung.